Gertjan de Mare om samarbete med backoffice-parter

Varför göra det svårt när det kan göras tillsammans? Ett partnerskap med en backoffice-part avlastar dig från administrativa och juridiska bördor. Genom outsourcingGenom att outsourca backoffice kan du fokusera på ett felfritt samarbete med dina tillfälligt anställda, frilansare och kunder. Gertjan de Mare, Manager Legal & Compliance, förklarar vad du ska tänka på när du arbetar med en backoffice-part.

Utstationering av tillfälligt anställda 

"Ange i dina juridiska uttryck att du medlar i samarbete med en back office-part." Detta beror på att du i denna medling utför den faktiska kontakten och de utför den juridiska kontakten. Backoffice-parten ersätter den tillfälliga arbetstagaren och fakturerar kunden. 

Måste man ange att man har ett sådant partnerskap? "Ja, det är praktiskt och påskyndar också avtalsprocessen, eftersom det är backoffice-parten som faktiskt ingår avtal med kunden." Om man inte redovisar att man arbetar med en backofficepart får man problem med avtalsskrivningen. Kunden vet då inte varifrån avtalen kommer. 

Detta är inte det enda skälet. "Genom att tydliggöra att man har ett samarbete där backofficeparten agerar arbetsförmedlare undviker man oönskade lönekonstruktioner." Och enligt Gertjan vill man verkligen gardera sig mot detta. Oönskade lönekonstruktioner medför risker. Exempelvis förloras flexibiliteten i fassystemet (i efterhand) och den vanliga kedjeregeln gäller. Inhyrarens fullständiga lönesystem, inklusive pension, måste därför följas. 

Användning av egenföretagare 

"Backoffice-parten bör arbeta med egenföretagaren enligt en godkänd avtalsmall från Skatteverket och göra motsvarande överenskommelser med uppdragsgivaren." Vad innebär detta? Det finns inget ledarskap och ingen auktoritet på arbetsplatsen. Kunden kan endast instruera egenföretagaren om uppdragets resultat och egenföretagaren är fri att själv lägga upp arbetet och arbetstiderna.  

"För ett år sedan tillkom även ytterligare krav från rättspraxis." Egenföretagaren får inte utföra en kärnuppgift i uppdragsgivarens organisation och ska uppträda som en entreprenör i samhället. I detta ingår att marknadsföra och investera i den egna verksamheten. 

Men vad händer om backoffice-parten inte arbetar enligt ett sådant modellavtal? "Då finns det en större risk att egenföretagaren blir betraktad som en skenegenföretagare", säger han. Det innebär att någon presenterar sig som egenföretagare medan det arbetsrättsligt föreligger en anställning.  

Olika förutsättningar 

"Var tydlig i din förhandling med kunden om ansvarsförhållanden som inte är standard i bemanningsbranschen. Ett bra exempel är att den backofficepart som agerar bemanningsföretag är ansvarig för skador som den uthyrda arbetstagaren åsamkas under arbetets gång." Vilka andra saker behöver du vara tydlig med? Vitesklausuler, leveransgarantier och olika faktureringskrav. Detta är viktigt för att backoffice-parten verkligen ska kunna hjälpa dig. "En backoffice-part kommer ju inte att ingå ett avtal om förutsättningarna är ogynnsamma."  

Det finns kunder som bara tecknar avtal på sina villkor. "Om så är fallet tänker JEX naturligtvis gärna tillsammans med er." Juridikavdelningen hanterar avvikande villkor och samråder med dig och kunden.  

Du kan få vissa ansvarsområden, t.ex. kompetenskrav. Detta beror på att back office-parten sköter den juridiska kontakten och du sköter den faktiska kontakten. Det innebär bland annat att du är ansvarig för rekrytering och urval av inhyrd personal och därför måste hitta rätt kandidat för jobbet.